I ett projekt blir det snabbt en mängd olika dokument, ritningar och handlingar. Structor Mark använder Chaos desktop för att skapa ordning och reda i flödena. Det betyder att alla projekt får samma struktur och det säkrar kvaliteten i projekten.

Det är ett välkänt faktum att projektering och genomförande genererar en väldigt stor mängd information. På Structor Mark, som är en del av Structor-koncernen, har man utvecklat ett arbetssätt så att en hög säkerhet i dataflödena nås. För att hantera dokumenten använder man Chaos desktop.
– Men för oss är det även ett verktyg för att säkra vår kvalitet, säger Rasmus Regnstrand som är ITansvarig och VA-projektör.

Eget kvalitetssystem växte fram

Tidigare saknades ett likartat sätt att arbeta med projektinformationen, framför allt med mallarna.
– Man hämtade dokument från tidigare projekt och fyllde i nya uppgifter. Om dokumentet inte var uppdaterat kunde gammal information hänga med, till exempel vår gamla logga, adresser som inte var korrekta och formatering i Word-dokumenten kunde ligga kvar. Handlingen blev inte utformad på ett korrekt sätt. Personalen var ibland osäker på vilka mallar som gällde. Behovet av ett systematiskt och säkrare arbetssätt växte fram. Nu har man tagit fram ett kvalitetssystem som utgår från Chaos desktop.
– Vi har fastställt en egen struktur som reglerar hur vi hanterar mapparna och mallarna. Det gäller alla våra projekt som vi arbetar med om inte kunden ställer krav på att vi tillämpar deras struktur.

Enhetliga mappar och mallar skapar ordning

Det första steget när Rasmus skapar ett nytt projekt är att han startar Chaos desktop och kör igång programmets Projektwizard. I det fönster som öppnas väljer han företagets egen framtagna fördefinierade mappstruktur, vilket gör att detta projekt får en identisk struktur med alla andra projekt. Han lägger till viktiga unika grunddata som projektnummer och projektbeskrivningar. Till denna mappstruktur väljer han en projektkonfiguration som innehåller metadatafält och stämplar. I konfigurationen väljer Rasmus en projektmall som är kopplad till kundens egna fält. Han behöver inte tänka på vilka fält som gäller för en särskild kund, uppdateringen sker per automatik. När metadata fylls i uppdateras stämplarna, det sker också automatiskt. Efter att denna struktur är fastställd väljs de mallar som är relevanta för projektet och placeras i mapparna.
– Vi har standardiserat alla våra mallar och de hämtas ur Chaos desktop. Man behöver inte leta efter en viss mall, de finns tillgängliga i programmets arkiv.
Man har upprättat mallar för anbud, avtal, granskningslistor, mötesprotokoll och även alla Autocad-mallar. På detta sätt är ritningsmallarna standardiserade och man undviker att ritningarna sprider felaktig information. Mallarna täcker de behov man har i processen och allt blir enhetligt och korrekt från början. De uppdateras när ny information tillkommer, till exempel när Office-versionen uppgraderas.

Effektivare metadata

På Structor Mark har man utvecklat ett eget sätt för att arbeta med metadata så effektivt som möjligt. – Vi har lagt ner mycket tid på att styra vilka metadata som ska visas för vilka typer av objekt i projektmallarna. I vårt kvalitetssystem beskrivs hur metadata ska fyllas i och det beror på vilken typ av projekt det är. När jag får in ett underlag från kunden så fyller jag i metadata som visar var det kommer ifrån och vilket datum det ankom. Jag har kontroll på vem som lämnat informationen och kan spåra det om så behövs. Kvalitetssystemet gör att arbetet flyter bättre. – Att jobba med mallarna på det här sättet underlättar, menar Rasmus. När jag hämtar en dokumentmall så vet jag att den är vår egen och att den är uppdaterad. Detta har också inneburit att plottning har standardiserats.
– I kvalitetsarbetet använder vi de automatiserade funktionerna i programmet. Det betyder att vi plottar ritningar efter standardmallar.

Att införa informationsstrukturen förändrar det dagliga arbetet på företaget. Det rör alla som är engagerad i projekten oavsett vilken tjänst man har. Men ett kvalitetssystem måste implementeras i verkligheten för att fungera. Därför har man satsat på utbildningar för att höja kompetensnivån så att medarbetarna ser Chaos desktop inte bara som ett system för att hantera data utan även som en viktig kugge i det interna kvalitetssystemet.

Text: Love Janson