När Upplands Väsby kommun började växa ur sitt kart- och GIS-system gjordes en gemensam upphandling som skulle gynna hela kommunens behov. Sokigo och Adtollo vann upphandlingen där kvaliteten och tidsbesparande funktioner var avgörande. Nu är det nya systemet i full funktion.

Upplands Väsby kommun växte under 2013 ur det kart- och GIS-system som man haft under en längre tid. Inför framtiden såg man nya och växande krav och behov av betydligt bredare funktioner. Kraven ökade även på en mer avancerad hantering av information och att kunna använda innehållsrika data utanför kontoret.

– Vi kände att systemet hade stagnerat. Det kunde inte utvecklas, kraven från användare ökade och inte minst var det svårt att använda mobilt, berättar Roland Edbom som är kart- och GIS-chef på Upplands Väsby kommun.

Bred förstudie fångade synpunkter

Man presenterade funderingarna för kommunledningen för att göra gemensam sak inom hela kommunen. En stor intern förstudie inleddes med frågor om vad de olika avdelningarna ville få ut av ett nytt system, både funktioner och prestanda. Samordningen var viktig. De flesta avdelningarna har vid någon tidpunkt behov av kart- och GIS-systemet och av dess internetfunktioner.

– Olika avdelningar deltog och hade olika värdefulla synpunkter. Vatten och Avlopp, Miljö- och hälsokontoret, Bygglov, Informationsenheten och Kultur och Fritid är bara några exempel på delar av vår kommun som har direkt nytta av programmet och tjänsterna, berättar Roland.

Som exempel på funktioner nämner han webbkartans roll och mobiliteten när man på plats i landskapet behöver ta reda på fakta, exempelvis vem som äger en viss fastighet, var olika funktioner för vatten och avlopp finns eller när en viltvårdare behöver uppgifter för att ta hand om ett skadat djur.

Specificerad kravlista

Aktörer på marknaden bjöds in för att berätta om sina system och en anbudsförfrågan inleddes i slutet av 2014. Bland kravspecifikationerna var fyra extra viktiga i upphandlingen. Man ville få ett tydligt gränssnitt med funktionslista, nå tillgänglighet över Internet, stärka relationen med andra system som VA-banken som behövde fungera bättre samt skapa öppenhet av demokratiska skäl.

Kvalitet och utvecklingsbarhet var mycket viktigt. Det stod för 50 % av avgörandet i upphandlingen och när betygsättningen sammanställdes från kommunens olika avdelningar vann Sokigo med Adtollo som underleverantör. Topocad upphandlades för ajourhållning av primärkartan, hantering av mätdata och produktion av olika kartprodukter, exempelvis nybyggnadskartor och förrättningskartor. BAL-modulen till Topocad upphandlades för tjänstebaserat datautbyte med Lantmäteriet, samt CSM (Cartesia Spatial Map) för webbkartan. CSM används både som intern webbkarta för kommunens tjänstemän och som extern webbkarta för kommunens invånare.

– Kommuninvånarna är naturligtvis viktiga av demokratiska skäl, säger Roland. De ska via e-tjänster i stor utsträckning kunna hämta information själv från kommunen. Då måste programmet vara lättanvänt och intuitivt när det gäller webbkartorna. Då handlar det också om en balans mellan öppenhet för användarvänlighet och säkerhet mot intrång.

Hösten 2015 kunde arbetet med att införa systemet påbörjas. Med hjälp av flera aktörer, varav Adtollo var en, byggde man upp den nya systemlösningen och såg till att få med alla värdefulla data från det gamla systemet.

Helena Nyman, som är GIS-samordnare på kommunen, berättar att förstudien var till mycket stor hjälp när det nya systemet skulle införas. Det gav en bred förankring inom hela kommunen. En stor fördel med Topocad menar hon är enkelhet.

– Det är lätt och går därför snabbt att lära sig och är lätt att administrera. Det är likt andra CAD-produkter och därför har det en låg inlärningströskel. Man känner också igen många symboler intuitivt genom sitt tydliga gränssnitt. Många kan Topocad och därför kan det även bli lättare i framtiden vid nyrekryteringar att hitta någon som redan kan programmet, säger hon.

Aktuell information

Kart- och GIS-avdelningen har ett avtal med Lantmäteriet om att ajourhålla byggnadsregistret, det kan de nu göra via tjänstebaserat datautbyte tack vare det nya systemet. Med hjälp av Topocads BAL-modul kan man enkelt skicka över data direkt till Lantmäteriet.

– Det gör att vi inte längre behöver skicka filer på ändrade, borttagna eller tillkomna byggnader. Det görs nu direkt via BAL-gränssnittet. Allt finns på ett ställe.

Öppenhet är en annan fördel som Helena lyfter fram.

– Webbkartan i CSM bygger på open source, vilket gör att nya moduler kan utvecklas och läggas till. Det finns även fler funktioner än i tidigare system. Det gör att användaren själv kan läsa in en egen fil för granskning eller användning i en kartbild. Förr behövde användarna mig som administratör som mellanperson, nu kan de själva temporärt göra ändringar.

Det har också en större mobilitet.
– Den interna webbkartan (CSM) går att ta med sig ut på fältet med hjälp av plattor och mobiltelefoner. Det är en stor skillnad. Det går även att koppla till andra IT-system, exempelvis VA-banken.
En så lång process med att införa ett helt nytt system kräver mycket när det gäller kommunikationen av båda parter, berättar Roland och Helena, men även den delen har fungerat bra. De är mycket nöjda med kommunikationen med Adtollo under den långa resans gång.

– Vägen mot öppna data har börjat och pågår för vår kommun, säger Roland. En balans mellan öppenhet, användarvänlighet och säkerhet.

Love Janson