Dokumenthantering för fastighetsförvaltare

Hanterar du stora mängder dokument och ritningar inom fastighetsförvaltning? Då vet du hur viktigt det är med en genomtänkt dokumenthantering.

Vår lösning är byggd för fastighetsförvaltarens behov när det kommer till dokumenthantering. Den används framför allt av förvaltare av offentliga miljöer som skolor, kontor och särskilda boenden.

Vår lösning lagrar alla dokument kopplade till fastigheten eller lokalen under hela dess livscykel. Information såsom tekniska beskrivningar och manualer, CAD-modeller, ritningar eller bilder läggs in i lösningen och blir sökbart med hjälp av metadata.

Det digitala materialet måste ofta kvalitetssäkras så det stämmer överens med kraven. Vår lösning erbjuder tidsbesparande funktioner för kvalitetssäkrad kontroll, registrering och publicering av dokument.

Dokumenten kan sedan sparas ned i arkivsystemet där filerna är versionshanterade och sökbara.

Nyckelfunktioner

• Utlåning av filer med metadata till ombyggnadsprojekt. Filerna är låsta i systemet under utlåning
• Återlämning av filer och metadata efter projektavslut
• Versionshantering
• Möjlighet att visa och hantera länkar mellan filer
• Möjlighet att skapa metadata från ritningsstämplar
• Möjlighet att skapa pdf-filer med automatik från ritningar
• Sökning på metadata
• Förhandsgranskning av filer i viewern
• Utskrift och konvertering av exempelvis dwg-filer
• Redigering av metadata direkt i systemet eller med hjälp av Excel

Lösningen erbjuds som molntjänst eller kan installeras på egen server

Projektplats

• Lösningen erbjuder även en projektplats. Fördelarna är att ”samma” system används i projekten som i arkivet
• Användargränssnittet blir likadant
• Överföring av strukturer och metadata sker mellan arkiv och projektplats utan konverteringar och översättningslistor

Läs mer!

Kundreportage: Systembytet förenklade övergången till BEAst namnruta för Lokalförvaltningen i Göteborg

När Lokalförvaltningen i Göteborg skulle uppgradera sitt system lyfte huvudleverantören SWG fram Adtollos Chaos desktop och Congeria för att administrera originalarkivet i en kombinerad lösning med FM ACCESS. Efter att även applicerat BEAst namnruta har Lokalförvaltningen inte bara förenklat registreringsprocessen utan även sparat personalen tid.

Lokalförvaltningen i Göteborg är en av Sveriges största förvaltare av offentliga miljöer som skolor, kontor och särskilda boenden. De förvaltar totalt 2,3 miljoner kvadratmeter uppdelat på 1 400 objekt. Tillsammans med sina kollegor i Specialistenheten CAD/BIM arbetar Jonas Bertheden med att kravställa hur de olika projekten ska leverera digitalt material som CAD-modeller och ritningar. Det digitala materialet måste även kvalitetssäkras så att det stämmer överens med kraven, därefter förs det in i arkiv- och förvaltningssystemen.

Läs hela reportaget